Meny_Skribent_Bild_Center.png

Hej från teamet på Plexian®.

Välkommen till Plexians blogg. Här kan du ta del av nyheter om oss och branschen. Feedback? Kontakta mig på johan@plexian.se

Allt gott!

8 tips för att spendera mindre tid på administration - del 1

8 tips för att spendera mindre tid på administration - del 1

Tid är pengar. Från bokföring och försäkringsfrågor till HR och möten. Varje minut spenderad på administrativa sysslor är en minut som inte spenderats på förbättra ditt företag och få det att växa.

Ägare till små företag försöker alltid att finna sätt att effektivisera, organisera och förbättra processer. Administrativa sysslor är nödvändiga men kan vara en produktivitetsdödare också, eftersom det tar tid från det som skulle kunna användas till andra företagsrelaterade aktiviteter.

Följ dessa åtta steg för att spendera mindre tid på administration och mer tid på att få ditt företag att växa och förbättras.

1. Betala direkt
Om du alltid betalar månadsvis för tjänster och vanliga varor, överväg att betala för sex månader eller ett helt år i förväg. De flesta företag uppmuntrar till och med direktbetalning.

Det kan verka som en negligerbar tidsåtgång att betala månadsvis men om du har flera sådana betalningar att göra, tar det ganska mycket tid till slut. Och samtidigt som det kan verka som en större kostnad initialt, i synnerhet som du betalat via autogiro varje månad, kan det spara dig pengar att ha färre transaktioner.

Skriv bara in en påminnelse i förväg inför nästa gång din betalning behöver förhandlas eller ordnas.

2. Prioritera din att göra-lista
Många företagsägare tycker att det är lättare att ta hand om kreativa uppgifter eller projekt som kräver mer fokus, på morgonen. Därmed lämnar de e-mail, telefonsamtal, möten, intervjuer eller administrativa uppgifter till eftermiddagen. Eller omvänt - det beror helt på individ och hur fokuserade de är.

Ta reda på vilken metod som fungerar bäst för dig och planera efter det. Organisera uppgifter efter två listor: akut respektive lätt att fixa i morgon. Försök även att göra din att göra-lista så kort som möjligt. Om det känns omöjligt, ha en ”någon dag-lista” där du skriver ner idéer som inte behöver utföras direkt men du ändå vill komma ihåg.

3. Överväg att arbeta helt elektroniskt
När det kommer till fakturor innebär det ofta att du får betalt fortare. Färre dokument betyder färre e-brev, utskrifter och flytta runt papper.

Elektronisk betalning kommer förmodligen vara mer praktiskt för dina kunder också. Om du har kunder som betalar samma återkommande summa, kommer flertalet bokföringsprogram att automatiskt låta dig välja datum då fakturan skapas.

Samma sak gäller för betalningar du gör: att använda bankens betalningsmöjligheter online kommer att spara tid på att skriva fakturor och föra register. Sköt betalningarna snabbare online eller schemalägga betalningar med regelbundna intervaller. 

4. Dra nytta av molnet
Ett av de snabbaste och billigaste (ibland gratis) sätten att spara tid på administrativa sysslor, är att ha mer i molnet. Då finns plattformen, mjukvaran, tjänsten eller datalagringen på internet snarare än interna servrar.

Molntjänster är vanliga för allt från bokföring och att ta hand om kunder till e-mail, samarbeten, projektledning och videokonferenser. Om du flyttar tjänster och processer till molnet, reduceras behovet av resurser, tid sparas och leder även till mycket färre interna IT-krav.

 

Läs del 2 här!

8 tips för att spendera mindre tid på administration - del 2

8 tips för att spendera mindre tid på administration - del 2

4 smarta restips inför vintersemestern

4 smarta restips inför vintersemestern